豫档发〔2018〕7号

河南省档案局关于印发

《河南省民营企业档案管理办法》的通知

各省辖市、直管县（市）档案局、各民营企业、有关单位：

为进一步引导和规范民营企业档案管理、有效服务民营企业各项工作，将《河南省民营企业档案管理办法》现印发给你们，请贯彻执行。

河南省档案局

2018年2月23日

河南省民营企业档案管理办法

第一章   总  则

　　第一条  为加强和规范民营企业档案管理，促进民营企业档案工作为企业各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《河南省档案管理条例》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局令第10号）、《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）等法律法规和标准，结合本省实际，制定本办法。

　　第二条  民营企业是指：除国有企业、国有资产控股企业和外资企业以外的所有企业，包括个人独资企业、合伙企业、有限责任公司和股份有限公司。

　　第三条  民营企业档案，是指民营企业在研发、生产、服务、经营和管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种门类和载体的历史记录。民营企业档案是企业重要的知识资产和信息资源。

第四条  民营企业档案工作是指民营企业对形成的档案进行收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁、移交、统计和开发利用等活动，是企业研发、生产、服务、经营和管理活动的基础性管理工作。

第二章  档案管理体制及职责

第五条  民营企业应以企业资产关系为纽带，遵循档案工作的基本原则，采取集中统一管理、分级管理或寄存等多种形式，维护档案的完整、准确、系统与安全。

第六条  各级档案行政管理部门应坚持自主管理、因企制宜的原则，鼓励、支持和引导民营企业建立健全档案工作。对本行政区域内的民营企业档案工作进行分类指导、监督检查和技术服务，并依法查处档案违法违纪行为。

　　第七条  民营企业应加强对档案工作的领导，根据规模和管理模式，制定科学有序的档案工作制度，明确专人管理档案。规模较大的民营企业应设置专门机构管理档案。

　　第八条  民营企业档案机构及人员履行以下职责：

　　（一）贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和标准规范，统筹规划本企业档案工作；

　　（二）制定本企业文件材料归档和档案收集、整理、保管、保密、鉴定、统计、利用等各项规章制度；

　　（三）监督指导本企业所属机构、控股企业和境外机构档案工作；

（四）负责接收、整理、保管、鉴定、统计、利用本企业各类档案；

（五）为国家机关依法执行公务提供需要查阅的档案。

　　第九条  民营企业档案工作人员应忠于职守，遵纪守法，具备相应的档案专业知识和业务能力。

第三章  文件材料的形成、积累、整理与归档

　　第十条  民营企业应制定企业文件材料归档等各项规章制度，将文件材料的形成、积累、整理和归档要求列入企业管理工作程序，纳入有关部门和人员的职责范围。

　　第十一条  民营企业应根据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》，结合企业实际，科学界定文件材料归档范围，完整收集不同门类和载体的档案，重点收集资产产权、商业信誉、知识产权、合同协议、企业文化等方面的文件材料，并准确划分保管期限。管理类文件材料归档范围和档案保管期限参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（国家档案局第10号令）附件《企业管理类档案保管期限表》执行，其他文件材料归档范围和档案保管期限参照《企业档案工作规范》附录A执行。

　　第十二条  民营企业应收集职工在本企业工作中形成的履历、鉴定、工资、考核、技能评定、奖励和处分等方面的文件材料，按照国家有关规定执行。

　　第十三条  民营企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求，检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况，验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件归档交接。

　　第十四条  民营企业档案部门或档案人员应参加企业产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。

　　第十五条  民营企业档案分类可参照《工业企业档案分类试行规则》（国档发〔1991〕20号）执行；规模较小、档案数量较少的企业，可设置管理类、业务类、基建类、会计类、职工类、声像类、实物类等一级类目。

　　第十六条  民营企业管理类档案整理应符合《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）的要求；建设项目的整理应符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822—2008）、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》的要求；会计档案整理应符合《会计档案管理办法》（中华人民共和国财政部、国国家档案局第79号令）、《会计档案案卷格式》（DA/T39—2008）的要求；职工档案整理应符合《企业职工档案管理工作规定》（劳力字〔1992〕33号）的要求；照片档案整理应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）的要求，电子文件整理应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）的要求。

第十七条  归档文件应完整、准确、系统，其制成材料应符合耐久性要求。归档文件应为原件，一般一式一份。非纸质文件与其文字说明一并归档。永久保存的电子文件，应有相应的纸质文件一并归档。归档的电子文件的元数据要进行相应归档。重要的数码照片应留存相应的纸质照片。

第十八条  民营企业应将档案信息化纳入企业信息化建设总体规划，与企业信息化同步开展。加强企业电子文件归档管理和档案数据库建设，保证电子文件真实、完整、安全和有效。

第四章  档案的保管和利用

　　第十九条  民营企业文件形成部门应按期将已整理的文件向企业档案机构或人员移交，并办理交接手续。档案机构或人员通过分类、整理、排列、编目，对全部档案进行有序化管理。

　　第二十条  民营企业应配备满足档案工作需要的档案用房和设施设备，确保档案的安全。重要档案应异地备份。

　　第二十一条  民营企业对保管期满、确无保存价值的档案，可按有关规定和程序进行鉴定、销毁。

　　第二十二条  民营企业档案机构或人员应开发档案信息资源，满足企业在证据、责任和信息等方面的需求，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。

　　第二十三条  民营企业提供利用、公布档案，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益。

　　第二十四条  民营企业应依法妥善保管对国家和社会具有保存价值的或者应保密的档案。对国家和社会具有保存价值的档案材料主要包括：

　　（一）对国家、社会产生重大影响，涉及国家荣誉、国家利益的有关发明创造的档案材料；

　　（二）填补国内外空白的行业主导产品的档案材料，以及在国内属于高新技术、先进设备和行业主导产品的档案材料；

　　（三）参与或承担国家、省、市、县（区）重大科研项目，重点建设项目的档案材料；

（四）反映行业特点、地方特色，对研究本地区社会经济发展具有重要凭证或参考价值的档案材料；

（五）记录党和国家领导人来企业视察，省、市、县（区）有关领导参加企业重要会议、重大活动或对企业进行调研形成的档案材料；

　　（六）涉及社会公共利益和国家安全的档案材料；

　　（七）其他对国家和社会具有保存价值的档案材料。

　　第二十五条  对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致对国家和社会具有保存价值的或者应保密的档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施；必要时，可以收购或者征购。

　　第二十六条  民营企业可向各级国家档案馆寄存、捐赠或者出卖对国家和社会具有保存价值的或者应保密的档案；向各级国家档案馆以外的任何单位或个人出卖、转让，应按照有关规定由县级以上人民政府档案行政管理部门批准，严禁向境外机构、组织和个人出卖或赠送。

　　第二十七条  民营企业发生资产、产权变动，应做好本企业档案的清理交接工作，妥善处置档案，防止档案散落、遗失。

第五章 奖励与处罚

　　第二十八条  民营企业及其工作人员在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的，由各级档案行政管理部门或本单位给予奖励。

　　第二十九条  违反《中华人民共和国档案法》有关规定，擅自出卖、赠送、转让、交换、携运出境对国家和社会具有保存价值或者应保密的档案的，档案行政管理部门、有关主管部门依法查处。

第六章  附则

　　第三十条  本办法由河南省档案局负责解释。

　　第三十一条  本办法自2018年3月15日起施行。